IFAU söker administratör

Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering (IFAU) är ett statligt forskningsinstitut med ca 50 anställda. IFAU utvärderar arbetsmarknads-, utbildnings- och socialförsäkringspolitik samt genomför studier av arbetsmarknadens funktionssätt. Institutet ligger i nära anslutning till Uppsala universitet och är en mycket stark forskarmiljö med fokus på empirisk arbetsmarknadsforskning. Ambitionen är att skapa bästa möjliga kunskapsunderlag för den politik som direkt eller indirekt berör våra forskningsområden. Vi erbjuder ett flexibelt arbetssätt och mångsidiga arbetsuppgifter i en kreativ och trevlig miljö.

IFAU söker administratör

IFAU söker en administratör som kommer att agera som stödfunktion på institutets administrativa enhet. Du ingår i en arbetsgrupp inom den administrativa enheten och avlastar ansvariga inom intendentur, arkiv, HR och ekonomi. Rollen förutsätter därför självständigt arbete i konstant kommunikation med och under ledning av andra medarbetare på enheten och många kontaktytor inom flera olika områden.

Arbetsuppgifter

• Allmänna kontorsgöromål: beställning av kontorsmaterial mm, posthantering (inklusive e-post), underhåll av kontorsutrustning, schemaläggning, planering av kontorsaktiviteter mm
• Avlastning inom intendentur: kontakter med fastighetsägaren, lokalvård och vaktmästare, stöd vid inköp av kontorsmöbler, hjälp vid planering av diverse evenemang
• Avlastning inom ekonomi: administration kring arbete med forskningsbidrag, utbetalningar och ekonomisk uppföljning, hantering av inkommande leverantörsfakturor
• Avlastning inom HR: bokning av introduktion för nyanställda samt utbildningar, personaladministration i Primula, administration kring SINK-ansökningar och andra HR-relaterade uppgifter
• Avlastning inom arkiv: diarieföring i Platina och arkivarbete, organisera dokument och filer både digitalt och fysiskt, underhåll av arkivrum och bibliotek.

Kvalifikationer

• Tidigare erfarenhet av och fallenhet för administrativa arbetsuppgifter
• Utbildning inom administration på minst gymnasial nivå eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• God systemvana och kan snabbt lära dig nya program och system
• Goda kunskaper i svenska som du behärskar obehindrat i tal och skrift.

Som person är det viktigt att du är noggrann samt har ett prestigelöst förhållningssätt. Du har en utpräglad serviceförmåga, drivs av att stödja och underlätta för dina kollegor och har lätt att etablera bra relationer med medarbetare och externa kontakter. Det är även viktigt att du har ett strukturerat arbetssätt samt är flexibel och bra på att prioritera dina arbetsuppgifter då du kommer att stötta flera funktioner med olika typer av behov.

Meriterande

• Grundläggande ekonomisk kunskap
• Erfarenhet av personalsystemet Primula och personaladministration
• Erfarenhet av arbete på en statlig myndighet, gärna i en forskningsmiljö.

Om anställningen

Anställningsform och omfattning: Tillsvidareanställning, heltid. IFAU tillämpar 6 månaders provanställning.

Tillträde: 2024-04-12 eller enligt överenskommelse. 

Ansökan

I denna rekrytering samarbetar IFAU med Randstad AB.

Ansökan sker på https://www.randstad.se/jobb/administrator_uppsala_826d83bb-535a-4b5c-a910-9009878a0693/

senast 2024-03-06. Vid frågor angående rekryteringen kontakta gärna ansvarig rekryteringskonsult Linnea Holmström, linnea.holmstrom@randstad.se.

IFAU värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. För oss är det viktigt att all kompetens på arbetsmarknaden tillvaratas. Vi välkomnar därför sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Efter avslutad rekrytering kommer IFAU att få en förteckning över samtliga sökanden samt alla deras ansökningshandlingar. IFAU är därmed personuppgiftsansvarig för dessa överlämnade uppgifter. IFAU gallrar sedan ansökningshandlingarna två år efter avslutad rekryteringsprocess. IFAU är en statlig myndighet och ansökningshandlingar är därför offentliga allmänna handlingar.